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Consejos para diseñar eventos en hoteles

Cultura del Cartón

En el diseño de eventos en hoteles contamos con unos espacios muy concretos.  Sobre ellos hay que montar una propuesta atractiva y con personalidad.

Y que sea:

  1. Adaptable y versátil, para amoldarse a las exigencias del proyecto y de las instalaciones del hotel.
  1. Fácil de transportar, montar y desmontar, para ahorrar costes de alquiler de las salas y además ponérselo fácil a la gente del hotel. Sin ruidos ni molestias.  
Diseño eventos hoteles. Zona multifuncional
Zona multifuncional con diversos espacios en el evento ‘Girls not brides’ en Kuala Lumpur.

Soluciones adaptadas a cada espacio

La construcción de espacios efímeros debe adaptarse a las circunstancias de los hoteles, porque no hay dos iguales.

Así que lo ideal es contar con un diseño modular, ajustado al briefing del proyecto y a los requisitos del lugar.

El escenario, foco de todas las miradas

Diseño eventos hoteles. Escenario facetado FSecure
En el evento corporativo de F-Secure en Munich, el diseño facetado transformó por completo el escenario del hotel. 

Es el lugar para destacar y lograr una conexión memorable entre la organización y el público. La personalización del cartón luce de manera especial en este contexto.

En el congreso del Forest Stewardship Council (FSC), en Vancouver, la decoración y los muebles de cartón aportaron contexto al escenario. 

atril escenario carton evento fsc canada

Si el hotel no tiene escenario, hace falta uno secundario o las características del evento lo recomiendan, es posible construir uno de cartón

Como en el caso del evento Girls Not Brides en Malasia. Se construyó uno muy resistente y rápido de montar. Se acompañó de numerosos taburetes de cartón para los asistentes y se personalizó con acabados de color mediante impresión digital. 

Diseño eventos hoteles. Escenario pequeño GNB

Puntos de información, orientación y hospitalidad

La primera impresión visual del evento se produce en el punto de información. Da igual que se componga de elementos funcionales, hay que orientar y enamorar al visitante a primera vista. 

Todo lo que se espera de una recepción puede hacerse en cartón, incorporando la estética del evento y diseño a medida. Muebles como mostradores, taburetes, paneles informativos, portafolletos, guardarropas o percheros se pueden emplear en este lugar de forma creativa.

mostrador atención publico carton
Mostrador de registro producido con cartón acabado natural

Se puede apostar por opciones sencillas, como el mostrador con panel informativo del evento FSC de Vancouver.

O pueden ser propuestas inéditas como el mostrador de letras corpóreas del congreso internacional de CEMEX. (Madrid)

mostrador letras cartón para evento
El logotipo de la empresa usado como mostrador de información

Zonas de exposición, para captar la atención

¿El evento tiene carácter de feria? ¿Se muestran productos, servicios o empresas?¿Hay espacios para patrocinadores?

Pues hacen falta buenos stands.

Mostradores y mesas de exposición, paneles informativos, biombos, muebles auxiliares, decoración, asientos, atriles o incluso pequeños escenarios particulares se pueden crear con cartón. 

Es posible que nos encarguen el diseño del evento de manera íntegra y eso incluya todos los stands de los participantes. Así ocurrió con los 19 expositores de la feria Aquae Panorama de París. 

Diseño de eventos en hoteles. Stands Aquae.

Pero algunos eventos invitan a los participantes a llevar sus propios stands. Una oportunidad para que se suelten y busquen un diseño a medida, como este planteamiento modular para el evento BNP Paribas, celebrado en un hotel de París.

Diseño stand para hoteles evento BNP
Stand Modular. Evento para BNP en el Hotel Ars Barcelona

Montar estos stands no requiere ni herramientas raras ni mucho personal. Solo se trata de encajar las piezas, sin pegamento siquiera. Dada su facilidad y poco peso, los clientes pueden realizar el montaje sin mayor dificultad.

Montaje de stands en la salas de eventos Hotel Ars (Barcelona)

Los diseños modulares son un ejemplo de versatilidad. Y permiten varias combinaciones en función del espacio disponible. Esto facilita la comodidad del cliente al adaptarse a las circunstancias.

Diseño de eventos en hoteles. Montaje modular.
Stands modulares para el evento de CEMEX. Hotel Eurostars Madrid.

A veces se puede complicar la situación. Ocurre con los elementos externos que deban integrarse en los stands o en cualquier estructura funcional o decorativa del evento. Es muy habitual insertar luces y dispositivos audiovisuales en los muebles de cartón. 

En estos casos, lo fundamental es asegurarse de la solidez del modelo y de que el troquelado facilite la integración, como ocurrió con los monitores de estos stands facetados en el congreso F-Secure de Munich. 

Elementos integrados FSecure. Diseño eventos hoteles

Los diseños de cartón también ayudan a crear diferentes áreas en la sala del evento. Paneles, biombos y muros modulares dividen los espacios para diferenciar tareas o servir como expositores de cartelería y fotos.

diseno exposiciones paneles carton evento
Exposición para el evento Girls Not Brides en Kuala Lumpur

Zonas de descanso y networking

Después de una larga jornada, el cuerpo pide relax. Pero el networking puede seguir en marcha en las zonas de descanso

Y ahí necesitamos asientos, obviamente. 

Las sillas, bancadas y taburetes de cartón son una solución idónea porque mantienen la estética del conjunto y se montan muy rápido. 

Además, son elementos muy ligeros y fáciles de guardar, algo especialmente útil cuando se trata de un evento itinerante que debe exponerse en varias ciudades. Si fueran de madera, sería imposible apilar estos taburetes así y haría falta mucho espacio, tiempo y personal para recogerlos y luego desmontarlos.

 

stand sponsor evento arboles sillas carton
La cara de estos asistentes es la viva imagen de la felicidad. Mobiliario y decoración realizados en cartón y personalizados con impresión digital.

En la siguiente foto, en cambio, vemos cómo los asientos se personalizaron completamente para integrarse a la perfección en la estética general del congreso de F-Secure.

Zona de descanso. Diseño eventos hoteles.

Ahorro y rapidez al montar y desmontar

Se acaba el evento, la sala se cierra y quizá algunos participantes suban a descansar a sus habitaciones.

Montaje FSecure Munich. Diseño de eventos hoteles.
El montaje profesional, una garantía de éxito para eventos más complejos.

Tu labor en la gestión ha terminado, pero no del todo. ¿Lo mejor? Que toda la instalación de cartón se está desmontando rápido por pocas personas. Las piezas se pueden embalar para otra ocasión o reciclar por completo.
El diseño de eventos para hoteles, en cartón, facilita todo el proceso y aporta un punto distintivo en la estética y la funcionalidad. ¿Ya sabes cuál será tu próximo evento? Veamos tus ideas.

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