En el diseño de eventos en hoteles contamos con unos espacios muy concretos. Sobre ellos hay que montar una propuesta atractiva y con personalidad.
Y que sea:
- Adaptable y versátil, para amoldarse a las exigencias del proyecto y de las instalaciones del hotel.
- Fácil de transportar, montar y desmontar, para ahorrar costes de alquiler de las salas y además ponérselo fácil a la gente del hotel. Sin ruidos ni molestias.
Soluciones adaptadas a cada espacio
La construcción de espacios efímeros debe adaptarse a las circunstancias de los hoteles, porque no hay dos iguales.
Así que lo ideal es contar con un diseño modular, ajustado al briefing del proyecto y a los requisitos del lugar.
El escenario, foco de todas las miradas
Es el lugar para destacar y lograr una conexión memorable entre la organización y el público. La personalización del cartón luce de manera especial en este contexto.
En el congreso del Forest Stewardship Council (FSC), en Vancouver, la decoración y los muebles de cartón aportaron contexto al escenario.
Si el hotel no tiene escenario, hace falta uno secundario o las características del evento lo recomiendan, es posible construir uno de cartón.
Como en el caso del evento Girls Not Brides en Malasia. Se construyó uno muy resistente y rápido de montar. Se acompañó de numerosos taburetes de cartón para los asistentes y se personalizó con acabados de color mediante impresión digital.
Puntos de información, orientación y hospitalidad
La primera impresión visual del evento se produce en el punto de información. Da igual que se componga de elementos funcionales, hay que orientar y enamorar al visitante a primera vista.
Todo lo que se espera de una recepción puede hacerse en cartón, incorporando la estética del evento y diseño a medida. Muebles como mostradores, taburetes, paneles informativos, portafolletos, guardarropas o percheros se pueden emplear en este lugar de forma creativa.
Se puede apostar por opciones sencillas, como el mostrador con panel informativo del evento FSC de Vancouver.
O pueden ser propuestas inéditas como el mostrador de letras corpóreas del congreso internacional de CEMEX. (Madrid)
Zonas de exposición, para captar la atención
¿El evento tiene carácter de feria? ¿Se muestran productos, servicios o empresas?¿Hay espacios para patrocinadores?
Pues hacen falta buenos stands.
Mostradores y mesas de exposición, paneles informativos, biombos, muebles auxiliares, decoración, asientos, atriles o incluso pequeños escenarios particulares se pueden crear con cartón.
Es posible que nos encarguen el diseño del evento de manera íntegra y eso incluya todos los stands de los participantes. Así ocurrió con los 19 expositores de la feria Aquae Panorama de París.
Pero algunos eventos invitan a los participantes a llevar sus propios stands. Una oportunidad para que se suelten y busquen un diseño a medida, como este planteamiento modular para el evento BNP Paribas, celebrado en un hotel de París.
Montar estos stands no requiere ni herramientas raras ni mucho personal. Solo se trata de encajar las piezas, sin pegamento siquiera. Dada su facilidad y poco peso, los clientes pueden realizar el montaje sin mayor dificultad.
Los diseños modulares son un ejemplo de versatilidad. Y permiten varias combinaciones en función del espacio disponible. Esto facilita la comodidad del cliente al adaptarse a las circunstancias.
A veces se puede complicar la situación. Ocurre con los elementos externos que deban integrarse en los stands o en cualquier estructura funcional o decorativa del evento. Es muy habitual insertar luces y dispositivos audiovisuales en los muebles de cartón.
En estos casos, lo fundamental es asegurarse de la solidez del modelo y de que el troquelado facilite la integración, como ocurrió con los monitores de estos stands facetados en el congreso F-Secure de Munich.
Los diseños de cartón también ayudan a crear diferentes áreas en la sala del evento. Paneles, biombos y muros modulares dividen los espacios para diferenciar tareas o servir como expositores de cartelería y fotos.
Zonas de descanso y networking
Después de una larga jornada, el cuerpo pide relax. Pero el networking puede seguir en marcha en las zonas de descanso.
Y ahí necesitamos asientos, obviamente.
Las sillas, bancadas y taburetes de cartón son una solución idónea porque mantienen la estética del conjunto y se montan muy rápido.
Además, son elementos muy ligeros y fáciles de guardar, algo especialmente útil cuando se trata de un evento itinerante que debe exponerse en varias ciudades. Si fueran de madera, sería imposible apilar estos taburetes así y haría falta mucho espacio, tiempo y personal para recogerlos y luego desmontarlos.
En la siguiente foto, en cambio, vemos cómo los asientos se personalizaron completamente para integrarse a la perfección en la estética general del congreso de F-Secure.
Ahorro y rapidez al montar y desmontar
Se acaba el evento, la sala se cierra y quizá algunos participantes suban a descansar a sus habitaciones.
Tu labor en la gestión ha terminado, pero no del todo. ¿Lo mejor? Que toda la instalación de cartón se está desmontando rápido por pocas personas. Las piezas se pueden embalar para otra ocasión o reciclar por completo.
El diseño de eventos para hoteles, en cartón, facilita todo el proceso y aporta un punto distintivo en la estética y la funcionalidad. ¿Ya sabes cuál será tu próximo evento? Veamos tus ideas.
